5 dicas para melhorar sua produtividade

Nessa era tão plural, transbordam sistemas, recursos e tarefas. São tantas redes sociais para gerir, tantos e-mails para responder, ligações para efetuar, reuniões para participar. Ufa! Como melhorar sua produtividade com isso tudo?

Para administrar todo esse turbilhão de coisas e tarefas, falta tempo. O dia parece mais curto e a impressão que temos é de que iremos cada vez mais nos afundar em um mar de improdutividade que se acumula a cada dia.

Mas não ache que é impossível melhorar a administração de sua tarefas no dia-a-dia. Sim, é possível, viável e bem acessível.

Neste artigo, listo 5 dicas essenciais para quem quer ser mais produtivo no seu dia-a-dia.

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1. Crie planejamento no papel

Tem coisa mais acessível do que um papel e caneta? Colocar no papel o fluxo de tarefas que você tem no dia, semana e até mês, é uma maneira incrível e eficiente de se organizar. Essa organização irá trazer mais produtividade em seu dia-a-dia, pois com um roteiro pronto e claro, seguindo à risca o cronograma, certamente você conseguirá finalizar cada etapa desse fluxo com eficiência.

Mas esse planejamento não precisa ser restrito apenas aos dias. Você pode criar um planejamento diário, semanal, mensal e até anual, mas claro, compreendendo que poderá sofrer mudanças por conta dos imprevistos e dinamismo dos seus negócios ou do seu trabalho.

Crie prazos para cada etapa do seu fluxo e se possível deixe isso bem visível em sua mesa de trabalho e uma dica: O Post.it pode ser um aliado e tanto para melhorar sua produtividade do dia-a-dia.

2. Crie metas e prêmios

Criar metas é muito importante e um dos artifícios de quem quer ser mais produtivo, mas muitas vezes os imprevistos afetam todo seu cronograma. Em alguns momentos, os imprevistos são bons, como por exemplo aquele convite de um amigo para almoçar naquele restaurante que você sempre quis. E como resistir a esta tentação sem atrapalhar sua organização?

Simples. Desafie-se! Que tal conseguir alcançar duas etapas do Fluxo antes do seu prazo proposto? E superando esse objetivo, o seu almoço será um prêmio e tanto, não é verdade?

Isso faz com que você não prejudique sua produtividade e faça você se esforçar de forma focado a antecipar os objetivos. Lembre-se de que o esforço é maior quando você tem um desafio e será premiado por isso.

Claro, é importante não descuidar da qualidade e eficiência da ação.

Outra dica, por exemplo, é que um desses prêmios seja sair mais cedo do trabalho caso você antecipe suas metas. Nada mais atraente e justo do que poder atingir suas metas de produtividade e ao mesmo tempo sair mais cedo pra poder dar mais atenção aos filhos, aos cônjuges e até mesmo tomar aquele cerveja com os amigos em uma sexta-feira.

Mas isso não se restringe apenas aos CEO’s. Seja você o Diretor, Supervisor, Gerente, ou seja, ocupante de um cargo de liderança, já pensou em criar um plano de premiação com seus colaboradores? Isso pode aumentar amplamente a produtividade de sua equipe.

Além do prêmio, claro, o fato do colaborador observar que a companhia se importa com seu bem estar geral é um combustível incrível para o aumento da produtividade.

3. Sistemas ajudam

Eu parto do princípio que, seja lá qual for a área, seja administrativa ou até financeira, seja profissional ou pessoal, não há sistema que funcione se não houver essas coisas: Disciplina, dedicação e recorrência.

Você pode organizar suas finanças em um caderno, por exemplo. Poderá fazer seu planejamento de produtividade em um papel de pão. Nenhum sistema funcionará se a disciplina não for seguida à risca.

Mas claro, tendo essa disciplina, muitos sistemas podem ajudar nessa tarefa.

O Trello é uma solução gratuita que ajuda e muito a organizar o seu planejamento de produtividade. É bastante usado em agências, empresas e startups por ser bastante eficiente e de simples uso.

O Runrun.it é outro sistema incrível. O curioso é que seus criadores desenvolveram a solução acidentalmente. Inicialmente, o sistema foi criado para administrar as tarefas dos colaboradores da empresa em que eles eram sócios. O sucesso interno entre os colaboradores foi tremendo, colocando uma pulga atrás das orelhas dos sócios da companhia. “E por que não transformar isso em um serviço?”. E foi o que aconteceu.

Atualmente, o Runrun.it é líder do mercado nacional no segmento de Gerência de projetos, tarefas e fluxo de trabalho.

Se você quiser aprender a trabalhar com esse serviço, conheça nossos treinamentos de Runrun.it.

4. Seja rigoroso com imprevistos e simplifique suas ações

O que mais prejudica o fluxo organizacional da produtividade são os imprevistos. É comum receber aquele e-mail que poderá prejudicar sua produtividade, ou então aparecer aquele problema imprevisto que poderá colocar em risco toda sua organização diária.

É importante você ter a destreza, o conhecimento e a flexibilidade de entender o que de fato é prioridade, o que pode ser transferido para o outro dia e em muitas vezes, o que pode ser delegado para outro colaborador sem que afete também a produtividade dele.

É fundamental esse insight para que sua pirâmide de ações não seja ruída.

Existem ainda diversas outras ações que ajudam na produtividade de qualquer pessoa. Cada ação, cada ideia e cada modo de trabalhar esse fluxo organizacional é relativo à cada empresa, sua cultura e o trabalho que ela exerce.

Mas uma forma de garantir o sucesso dessas ações, é trabalhar esse fluxo com criatividade. Abuse da criatividade para fazer com que sua vida seja mais produtiva.

 

5. Crie regras paras redes sociais

As redes sociais estão em primeiro no quesito “Recurso que atrapalha a produtividade”. Criar uma regra para uso faz com que sua produtividade diária seja incrível. Tente usar as redes sociais apenas para uso profissional durante o horário de trabalho.

Se houver necessidade de usar suas redes para acesso pessoal, que tal incluir isso como prêmio :p

Outra dica importante para que trabalha como Gestor ou Analista de Mídias Sociais, é utilizar “centralizadores” da gestão do social media. Existem serviços que centralizam todas as redes sociais da sua empresa para que você possa fazer um gerenciamento único sem precisar entrar em cada mídia social para criar posts ou responder seu público.

Isso ajuda e muito em sua produtividade cotidiana em seu ambiente de trabalho.

Gostou do artigo? Já emprega alguma dessas dicas em seu dia-a-dia? Deixe seu comentário e compartilhe com seus amigos.

Um abraço e até a próxima!